チェックリストの作り方【ヒューマンエラーを防止する】

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読者さん

チェックリストを作れって先輩に言われたんだけど、どんな感じで作ればいいんだろう。やったことが無いから分からないな。

このような疑問にお答えします。

 

本記事では次のようなことが分かります。

  • チェックリスト作成のポイント。
  • チェックリストの正しい活用方法。

上記のとおりです。

チェックリストを作成したことのない新人さんは必見です。

ぜひご覧ください。

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チェックリストの作り方【ヒューマンエラーを防止する】

チェックリストの作り方を理解し、ミスを防止しましょう。

チェックリストとは。

チェックリストとは、

確認項目と、「はい」「いいえ」、「〇」「×」、「ㇾ」などの判定が組になった一覧表であり、何かをするときに「必要になるモノ」や「必要になる行動」を一覧表にしたものである。確認事項を効率的に網羅的に漏れなく確認するための手法。

ですよね。

では、作成時にはどのようなことを気を付ける必要があるのでしょうか。

チェックリストの種類。

チェックリストに大きく次の2つの種類があります。

  • 確認用チェックシート
  • 記録用チェックシート

それぞれの目的は次のとおりとなります。

確認用チェックシート

チェックシートというと、こちらをイメージする方が多いかもしれませんね。

作業時の確認を目的としたチェックシートになります。

要求通りに作業ができているかを確認するためにチェックシートを作成します。

そのため、各作業に応じたチェックシート(設問)の作成が必要となります。

確認すべきことが多岐に渡る場合や、忘れがちな部分、確認を漏らすと非常にインパクトが大きい部分(極端なはなし、人命に関わるなど)などをチェックシート化することで、最終的な確認を行います。

記録用チェックシート

データを記録するためのチェックシートになります。

あらかじめ用意したフォーマットにのっとり、記録をしていくことで簡単にデータ収集を行うことができるようになります。

どこに何を記録するかを明確にしておくことがポイントで、そうすることで正確なデータを取得することが可能になるのです。

また、記録のやり方も統一されることになるので、記録したデータを分析する際にもすぐに状況を確認することができます。

今回は、確認用チェックシートの作り方のポイントを解説していきます。

チェックリストの作成、運用手順。

次は、チェックリストの作成方法と、運用手順について説明していきます。

※繰り返しですが、今回は確認用のチェックリストです。

チェックリスト作成時のポイント

ポイントは次のとおり。

  • なるべく自分で作成する。
  • 中身は伝わるように、シンプルに。
  • 1項目に確認項目は1つ。

なるべく自分で作成する。

チェックリストは、自分で作成しましょう。

なぜかというと、人と自分ではチェックシートに必要な項目がそれぞれ違うからです。

人はできている箇所が、自分ではできていない場合があります。

そして、逆の場合もあります。

なので、チェックシートに登場させる項目は、自分で作成したほうがより効果的です。

中身は伝わるように、シンプルに。

チェックリストは、分かり易く、シンプルでないといけません。

理由は簡単です。チェックしやすいからです。

せっかく設けたチェック項目が分かりづらいものであると、「何のことだっけ?」と考える必要ができてしまい、その分時間がかかってしまいます。

※ほかの人が作成したチェックリストで、たまに「言っている意味が分からない。。。」って経験ありませんか。

ほんとに無駄なので、チェックリストは誰が見ても分かる内容にすることが必須です。

1項目に確認項目は1つ。

1つのチェック項目では、確認することは1つだけにしましょう。

これはチェック漏れを防ぐためのコツです。

1つのチェック項目の中に、複数の確認すべきことを含めていると、確認すべきことを漏らしてしまう場合があります。

確認すべきことの数分、チェック項目を用意すると漏れを防ぎやすくなります。

定期的な見直しを行う

チェックリストは、定期的な見直しを行うことが大切です。

ポイントは下記の2点です。

  • 今見ても分かる内容になっているものか。
  • チェックリストから除外できるものはないか。

今見ても分かる内容になっているものか。

前でも述べましたが、チェックリストはチェックすべきことが誰が見ても分かる内容でなければなりません。

チェックリストを作成した当時は、頭がそのことでいっぱいで気づかないかもしれませんが、しばらく時間がたったあとに見てみると、「何のことだったっけ?」なんてことはよくあるものです。

いつ見ても、チェックすべきことが分かる内容になっているかを、定期的に確認するとよいです。

チェックリストから除外できるものはないか。

チェックリストの棚卸をすることもおすすめです。

当時は必要と考え、チェックリストに含めましたが、今現在は必要なくなっている場合があります。

例えば、その当時にミスを防止するためにチェック項目を追加していたとしましょう。

その項目が今現在は、完全に問題なく遂行できる状況になっていたとしたら、チェックリストにはもう不要ですよね。

また、そもそも作業自体がなくなったりしていて、チェックすること自体が不要になっているものもあるかもしれません。

日々の作業の中で注意すべきことが増えると、チェックリストの項目も増えていきます。

チェックリストの項目が膨大になると、時間もかかるし、チェック漏れが出やすくなります。

定期的な棚卸を行い、不要になったものは削除していきましょう。

チェックリストの問題点

チェックリストの問題点として、作業に慣れてくると「人はチェックリストちゃんと見なくなってしまう。」という問題があります。

特に時間に追われているときなんかは、「見なくても大丈夫」という気持ちも働き、チェックリストを端折ってしまう場合もあるでしょう。

また、行動経済学者であるダニエル・カーネマンは、次のように言っています。

「チェックリストがどんなに効果があると分かっていても、人間味に欠け、人をロボットにしてしまう感じがするから、みんなチェックリストを嫌う」

一人一人の意識によるところも大きいのですが、チェックリストを作成した後は、正しくチェックリストが運用されることを確認しなければなりません。

作成して終わりではなく、活用されるところまで考えミスを防止していきましょう。

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以上で、おしまいです。参考になれば幸いです。

 

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