普段仕事をしていて資料に目を通すシーンというものは多かったりするわけですが、そのときに『なんか文字が多くて見づらいな。。。』という経験をしたことはありませんか。
今回は「資料やメールにて文字の数が多い人は、仕事ができない人」というテーマで記事を書いていきます。
この記事の内容
・読みやすい、伝わる文章のコツ。
この記事を書いている私は、中堅サラリーマンです。
私が上司に報告することはもちろん、下から報告を受ける立場でもあります。
そんな私の経験から、「どうすれば相手に情報を正しく伝えることができるか」というところを最終ターゲットに、本記事を書いていきます。
タイトルを見て気になった方は、改善したいと思っている方かもと思います。ぜひご覧ください。
仕事ができない人は文章の文字数が多いです。
仕事ができない人の資料や、メールを見ると文字数がやたらと多い場合があります。
わりと、外していないと思っています。
前提：ポイントを理解していないと、キツイです。
なぜなら、その仕事のポイントを理解していないと、どうしても端的に伝えることができないからです。
例えば、報告メールの場合は特にそうなのですが、まずは報告内容（うまくいっているのか、うまくいっていなくてまずいのか）がポイントになり、それだけで良かったりします。
ですが、状況をダラダラと記載しているメールをよく目にします。報告を受ける側の人は基本的には忙しい状況だったりするので、結論だけをみて、状況の詳細については後で見るということも多々あります。
また、メールだけでなく、打ち合わせ資料の場合も同じです。
打ち合わせの資料は、打ち合わせの目的・趣旨を理解した上で作成する必要がありますが、目的を理解していないと、方向がブレブレの資料が出来上がってしまいます。結局、文字が多い資料が出来上がってしまいます。
目的・方向性を理解していれば、打ち合わせの結論を出すために最適な資料（文字数の少ない資料）を作成することができますよね。
なので、目的・ポイントを理解することが最も大切です。
一概に「文字数少ない＝良い」といわけではないのでは？
読み手のことを考えると、文字数が少ないほうが圧倒的に良いです。
なぜならば、読む時間を圧縮できるからです。
具体例を２つ比較
下記のような２つの報告文章があります。どちらが早く読めますか？
○○の調査した結果、安定性の良いB案が適切と考えます。
理由は下記のとおり。
・A案：コスパ○、短時間で実現可。
・B案：コスパ×、安定性○
このケースの場合は、必要な情報は「結論、理由」だけです。これらをより端的に表現できればよいので、「②」のように報告できると断然早く読むことができますよね。
場合によっては、読み手との関係性（読み手がめちゃくちゃ距離がある人など）によって、文章の形も変わる場合がありますが、文字を少なくしたほうが完全に効率が良いです。（書く方も、読む方も）
なんでもかんでも文字を減らすのは無理です。
文字数を減らすのがおすすめですが、全てに適用できるわけではありません。
なぜならば、相手を納得させる場合には、それなりの文字数が必要になるからです。
例えば、報告メールのような場合には、相手が求めているものは明確なので、それに答える形で文章を作成すればよいですが、相手を納得させるための説明が必要なものの場合には、どうしても文量が多くなりがちです。
とはいえ、必要な文字になりますので、今度は「いかに読みやすく表現するか」ということを考えることがポイントになります。
以降では、このあたりのテクニックを紹介していきます。
読みやすい、伝わる文章のコツ。
読みやすい、伝わる文章のコツは、「扱う情報をコンパクトにすること」です。
本記事の前半部分の繰り返しになるのですが、要は、目にする情報量を少なくすることで、圧倒的に読みやすくなります。
扱う情報をコンパクトにすること
具体的には、下記のとおりとなります。
- 方法①：目的を理解する。（最重要）
- 方法②：情報をカテゴライズし、見出しを付ける。
- 方法③：改行の位置を考える。
- 方法④：箇条書きにできないかを考える。
順番に解説していきます。
方法①：目的を理解する。（最重要）
何事においてもそうですが、これが１番重要です。
目的を理解した上で行動しないと、ゴールに近づくことができません。
下記のことを意識することが大切です。
- この作業（メールや資料）の目的はなんなのか
- ポイントはどこなのか
- 何を相手に伝えたいのか
- どこを特に見てもらいたいのか
上記に加え、以降で紹介するテクニックを取り入れると良いです。
方法②：情報をカテゴライズし、見出しを付ける。
ブログとかを見ていると、普通にされていることだったりしますが、仕事の報告メールや、説明資料などについても同様に、「情報をカテゴライズし、見出しを付ける」ことが有効です。
なぜなら、読み手の理解度が早まるからです。
細かな情報が羅列されているとよくわかりませんが、見出しがあることで「こんな話なんだな」と理解して読むことができるからです。
場合によっては、見出しだけをみて「読む」or「読む必要がない」の判断がされる場合もあり、「読む必要がない」場合には、まるまる時間短縮ができますね。
システムエンジニアの方には分かってもらえるかと思いますが、設計書の話でいくと、内部仕様をつらつら書かれていても読み解く必要があり大変。。だけど、外部仕様を見たあとに内部仕様を見ると理解しやすい。のような感じ。
スミマセン、万人向けではない表現ですね。
要するに、「大きい情報→小さい情報と読み進めたほうが理解しやすい」ということです。
方法③：改行の位置を考える。
改行の位置を考えることも大事です。
例えば下記のような２つの文章があります。
今日は、家族でディズニーランドに行きました。行く途中には雨が降っていて大変だったのですが、パーク内に入る頃には雨もやみ、存分にアトラクションを楽しむことができました。１つ残念だったのは、ミッキーと写真を撮ることができなかったことです。完全に私の凡ミスで、14:00〜が正しいところ、16:00〜と勘違いをしていて写真を撮ることができませんでした。次にディズニーランドに来るための口実にします。（笑）
今日は、家族でディズニーランドに行きました。
行く途中には雨が降っていて大変だったのですが、パーク内に入る頃には雨もやみ、存分にアトラクションを楽しむことができました。
１つ残念だったのは、ミッキーと写真を撮ることができなかったことです。
完全に私の凡ミスで、14:00〜が正しいところ、16:00〜と勘違いをしていて写真を撮ることができませんでした。次にディズニーランドに来るための口実にします。（笑）
１つ目の文章は、改行が全くなしでやりすぎ感はありますが、改行をすることによって見やすくなります。
このことも１つの情報カテゴライズですね。段落を分けることで「話が変わるんだ」と思わせることも可能です。
方法④：箇条書きにできないかを考える。
これは「言わずもがな」という感じですが、意外とできていない人も多いです。
なぜなら、読み手のことを考えていないからだと思います。
思ったことをつらつらと書いていったほうが書くほうは楽ですからね。（笑）
相手の事を考えるということが本質ですが、まずは「箇条書きにできないかな」という点を気にしてみると良いかと思います。
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今日は以上にしたいと思います。
どこかの誰かの参考になれば幸いです。
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