本記事では、上記のような疑問を解決します。
この記事の内容
- 仕事の効率をアップするために知っておくと良い考え方
- 仕事の効率をアップするための具体的な方法
次から具体的に説明していきます。
仕事効率をアップするための簡単な方法【まずは考え方を変えてみる】
世界を代表するIT企業の１つである、FacebookのCEOのマーク・ザッカーバーグ氏は次のように言っています。
Done is better than Perfect
（完璧を目指すよりまず終わらせろ）
まずは終わらせることを優先させろといっています。
では、その真意はどこになるのでしょうか。
以下のことがメリットとして考えられます。
- 完璧なものなんて存在しない。
- 自分の評価と他人の評価は違う。
- 早めに完了させることで意見がもらえ取り込める。
次から具体的に見ていきます。
完璧なものなんて存在しない。
これは改めて世の中のことを考えてみるとよいと思います。
例えば電化製品でもよいと思いますが、いくら最新の電化製品であったとしても「ここがなぁ」とか、「こうだったらなぁ」とか色々と気になる部分は出てくることがあります。
家電メーカーの方もそういったユーザの声を取り入れ、日々改良を重ねって行っています。
もちろん開発段階で、色々なことを考え抜いた結果の製品となっていますが、それでも足りない分があるんです。
それだけ、完璧を目指すことは難しいってことですよね。
自分の評価と他人の評価は違う。
こちらは経験のある人もいるのではないでしょうか。
例えば私の場合でよくあるのは、人前での発表のときなんかがそうです。
自分では「緊張したなぁ」、「あそこは上手く喋れなかったなぁ」なんて思うときがあったとしても意外と周りからの評判は良かったりします。
なので、納期3日前に自分では60%と思って提出したものが、80%の場合もあるんです。
この場合は「仕事が早いな」との＋αの評価を得ることもできるでしょう。
早めに完了させることで意見がもらえ取り込める。
完璧主義者にはこの発想が１番欠落しているのではないでしょうか。
早めに提出すると、より多くの人にアドバイスを貰えるチャンスがあります。
また、早めに提出していると、アドバイスを貰ったあとに修正する時間もまだ十分に残っています。
こうすることで、最終納期にはより精度の高いものを提出することができるのです。
完璧主義者は自分の中での精度を高めたものを納期ギリギリに提出するので、その後にアドバイスを貰ったとしても修正の時間が取れない場合があります。
仕事の効率をアップするための具体的な方法
次からは、仕事効率を上げるための具体的な方法を解説します。
仕事の優先順位を決める
まずは抱えているタスクの内容を把握し、優先順位をつけましょう。
タスクの中には、緊急性の高いもの、緊急性は低いがすぐに終わるもの、簡単だけど情報収集が必要のために時間がかかるもの、検討から必要で正直どれぐらい時間がかかるか見えないものもあると思います。
自分が抱えているタスクの内容を理解し、これらの仕事に優先度をつけましょう。
おすすめの優先度
おすすめの優先度は次のとおり。
- 緊急性の高いもの
→緊急なので最優先にしなければなりません。 - 緊急性は低いがすぐに終わるもの
→緊急性は低ですが、すぐに終わらせることができるので片付けましょう。時間が掛かる仕事に先に手を出し終わらず、すぐに終わらせることができる仕事も終わらなくなってしまう場合があるかもしれません。 - 時間が掛かるかつ、苦手なもの
→苦手なものは先に着手することが正解です。着手することで中身の実態が理解できるようになり、場合によっては納期調整をする必要があるでしょう。そして、早めに他の人に助けを求めることができるので、その分早く完了に近づくことが可能です。 - 時間が掛かるかつ、得意なもの
→得意なものであれば、どのように仕事を進めればよいのかある程度見込みをたてることができ、おおよそその通りに進めることができるので、優先順は最後でよいでしょう。
自分に合った優先度はあるかと思いますが、苦手なものは後回しにしないことが大切です。
時間の使い方を考える
次に、時間の使い方を考えることも大切です。
下記の２つのことを意識するとよいでしょう。
- スキマ時間を有効活用する
- 午後を過ぎると段々脳は疲れてくる
スキマ時間を有効活用する
スキマ時間を１番有効活用することができるケースとしては「メールの処理」になります。
もちろん重要なメールに対しては、その他の派生タスクが発生しますが、報告メールを読むことや、作業指示を与えるメールを送ることはスキマ時間にピッタリです。
来たメールにすぐに飛びつくのではなく、スキマ時間で処理するように後に残しておきましょう。（来たメールにすぐ飛びついてしまうと、今やっていた仕事をどこまで進めていたか分からなくなったりする場合もあり、メリットは0です。）
午後を過ぎると段々脳は疲れてくる
仕事を開始してから時間が経つにつれて段々脳は疲れてきます。なので、大事な判断を行うような場合には、午前中に行うと良いです。
午後は逆になるだけ頭を使わないような作業を行うと良いでしょう。
また、頭が疲れているときに無理して仕事を続けるよりも、思い切って次の日の朝にまわすことも良いです。
例えば、なんとか頑張って仕上げた資料などは、次の日に見直してみるとイマイチな箇所を見つけることができたりします。重要な仕事は朝に行うとよいでしょう。
タスクの整理を行う
定期的にタスクの整理を行い、「次は何をしなければならなかったかな。。」とならないようにする必要があります。このこと自体が時間の無駄ですからね。
タスクの整理については、下記の記事で詳しく書いています。
仕事はみんなで協力して片付けるもの
あなただけが仕事をしているわけではありません。仕事は周りにいる人達みんなと協力して進めればよいのです。
なので、１人で抱え込まず、タスクの割り振りを行うことで、みんなで終わらせればよいのです。
成果を出すためのコツもあります。ぜひこちらもご覧ください。
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