本記事では、上記のような疑問を解決します。
今回はタスク整理の5つのポイントをご紹介したいと思います。
この記事の内容。
- 情報整理をどのように行えばよいか理解できます。
- タスクを漏らす・忘れるということが無くなります。
以降で具体的に解説していきます。
タスク整理の簡単なやり方【5つのポイントを理解すればOK】
タスク管理のポイントは次のとおり。
- タスクは1箇所で管理する。
- タスクを種類・優先度で分類分けする。
- まずは小さいタスクから片付ける。
- 割り込み発生したタスクに飛びつかない。
- 定期的に全てのタスクを整理する。
どんなシーンでも応用し、適用できる内容になっていると思いますので、ぜひともチェックしてみてください。
次から詳細のご紹介です。
タスクは1箇所で管理する。
これはまずは基本中の基本となります。
やることをスケジュールに登録したり、ノートにメモしたり、付箋に貼ったりしていろいろなところにタスクを記載していると、すべきことが何が残っているのか分からなくなってしまいます。
これが一番まずいです。
手帳に手書きし管理するのか、スマホのアプリを利用するのかは自分の管理しやすいやり方でよいのですが、まずは自分に合ったやり方を見つけ、タスクを一箇所で管理しましょう。
私のおすすめはスマホ、パソコンでタスクを連携できるアプリが良いかと思います。スマホで更新しても、パソコンで更新しても一元管理できますからね。
タスクを種類・優先度で分類分けする。
タスクにも色々と種類がありますよね。それを分類ごとに分けるんです。
これはそれぞれの仕事の内容にもよりますので、まずは自分の管理しやすいように分類をしてみるとよいです。
ちなみに私の場合は下記のような感じです。
- 本日中
- プロジェクトA 優先度：高
- プロジェクトA 優先度：低
- プロジェクトB 優先度：高
- プロジェクトB 優先度：低
これら分類分けを行い、状況をみつつ優先度を設定し、タスクの消化を行っています。
このときに注意すべきことは、あまり分類しすぎないことです。分類が多くなってしまうと、全体の状況の把握がしづらくなってしまいます。
分類は5種類程度に収めておいたほうが良いです。
小さいタスクから片付ける。
扱うタスクが多くなると、それだけ管理が複雑となり漏れやすくなります。
なので、簡単な小さいタスクはすぐに片付けましょう。
簡単な小さいタスクの場合は、後回しになりがちで、そのまま忘れやすいものです。
私は小さいタスクなんかは、朝のうちにとっとと片付けています。
なぜなら、小さいタスクでも数をこなせば、タスクが消化されているのが目に見えて、気分も上がってきますので一石二鳥になりますからね(*^_^*)
割り込み発生したタスクに飛びつかない。
日中に作業をしていると、新しいタスクが発生してしまいますが、発生の都度それらに飛びついてしまうことはNGです。
なぜなら今までやっていた作業をどこまで消化したか、忘れてしまう場合があるからです。Aの途中で、Bに。さらにBの途中でCに飛びついたりすると、A、Bをどこまで進めたか覚えておく必要がありますよね。
管理すべきことを増やしてしまうことは、作業の漏れ・忘れを発生させてしまう原因となってしまいますので、1つずつ片付けていく進め方をおすすめします。
定期的に全てのタスクを整理する。
タスクの発生に消化が追いつかない場合には、どんなにスマートにタスクを分類分けしたとしても、タスクが溢れてきてしまいます。
そのため、きちんと管理していてもやるべきタスクを漏らしてしまう場合があります。
そんな時にはぜひとも定期的にタスクを整理することをおすすめします。
そうすることでタスクの再認識も行うことができますし、実は状況が変わっていて、前から残っているタスクが実は簡単に消化できるようになっているかもしれません。
もしかしたら、もうやらなくて良くなっていたり(´・ω・｀)。。。
何にせよ、タスクの数が減れば減るほど管理は楽になりますので、定期的な整理は大変有効です。
まとめ：タスク整理のコツは、部屋の片付けと同じです。
「ハサミはどこにいった？カッターはどこにいった？」ってなる場合は、きちんと種類分けして決まったところに整理できていないからですよね。
タスク整理もそれと同じで、自分中での整理のルールをきちんと明確に定め、ルールに従い整理していく、そして整理対象はなるべく少なくしていくことが大事なポイントになります。
まずはルール決め、運用してみるところから始めていきましょう。ルールは運用しながら使いやすいように変えていけばしてみて
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